Phần mềm quản lý khách sạn là sản phẩm phần mềm tích hợp nhiều phân hệ ứng dụng phục vụ quản lý mọi hoạt động tác nghiệp điều hành của một khách sạn. Phần mềm có tính mở cao, dễ sử dụng, đáp ứng mọi yêu cầu phát triển và mở rộng theo quy mô hoạt động kinh doanh của tất cả các loại hình khách sạn từ 1 sao đến 5 sao.
Phần mềm quản lý Khách sạn TCSOFT - HOTEL 3.5
Phần mềm quản lý khách sạn TCSOFT – HOTEL 3.5 ứng dụng cho hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực dịch vụ du lịch: khách sạn, nhà nghỉ, resort …TCSOFT - HOTEL 3.5 hỗ trợ người sử dụng làm việc chuyên nghiệp, quản lý hiệu quả các hoạt động kinh doanh của khách sạn mình, hướng tới hình ảnh, phong cách phục vụ Văn minh - Lịch sự - Hiện đại đến khách hàng, tạo ưu thế cạnh tranh trước các đối thủ.
I. Đặc điểm và mô hình phần mềm
- Quản lý được sơ đồ của khách sạn hiệu quả, thống kê các phòng đang có khách, phòng đã đặt, dễ dàng theo dõi trạng thái các phòng (đang sửa chữa, bảo trì, đang dọn)…để lễ tân theo dõi tình trạng phòng nhằm chọn phòng cho khách hoặc cập nhập lại tình trạng phòng giúp bộ phận buồng biết phòng cần dọn, bộ phận buồng phòng nhận biết phòng cần dọn, sau khi dọn phòng xong sẽ cập nhập hệ thống chuyển trạng thái của phòng Quản lý các tiện nghi của từng phòng.
- Hệ thống Check - in, Check - out nhanh chóng và thuận lợi giúp đăng kí phòng cho khách nhanh chóng và hiệu quả.
- Quản lý các dịch vụ kèm theo của khách sạn (giặt là, điểm tâm…) tự động tính tiền khi khách hàng trả phòng.
Hỗ trợ in ấn biểu mẫu đăng kí lưu trú tại khách sạn cho chính quyền hoặc cơ quan an ninh.
- Với hệ thống báo cáo chi tiết giúp nhà quản lý - chủ doanh nghiệp khách sạn dễ dàng thống kê theo dõi tình hình hoạt động của khách sạn cũng như doanh số của đơn vị.
- Quản lý thống kê danh sách khách đăng kí (đã từng lưu trú tại khách sạn hoặc khách hàng mới…): Khách sạn dựa vào danh sách khách hàng có thể phân loại khách VIP hoặc đưa ra chính sách khuyến mãi cho khách (nếu có).
- Giao diện Tiếng Việt dễ sử dụng.
II. Chức năng phần mềm
1. Quản lý phòng
- Thể hiện tình trạng phòng theo ngày có khách, trống, đặt trước hay đang sửa chữa.
- Sơ đồ khai thác phòng: thống kê công suất khai thác phòng của khách sạn.
- Sơ đồ phòng trực quan, dễ dàng sắp xếp sơ đồ phòng tương tự vị trí địa lý của các phòng.
- Thao tác trực tiếp nghiệp vụ khách sạn trên sơ đồ phòng, rất nhanh chóng, tiện dụng…
- Tra cứu hồ sơ khách hàng trên sơ đồ phòng: thông tin khách, chi tiết các dịch vụ, bill tạm cho khách.
2. Quản lý đặt phòng (Booking ), nhận phòng (Check in) và các dịch vụ phụ trội
- Thực hiện đặt phòng (booking) cho khách lẻ, khách theo đoàn
- Sắp xếp các phòng đặt trước nhận phòng.
- Lập thủ tục cho khách vãng lai nhận phòng.
- Lập thủ tục đăng ký phòng cho khách đoàn.
- Hỗ trợ các nghiệp vụ đổi phòng, chèn khách
- Các hình thức giảm giá, kỹ quĩ, tính phụ trội... cho khách hàng theo từng ngày giờ
- Việc quản lý luôn theo thời gian thực, tính quản lý chi tiết đến đơn vị giờ rất phù hợp cho các nhà nghỉ, khách sạn nhỏ
- Phát hành Hóa đơn (bill) cho các dịch vụ của khách sạn: masage, giặt là, cho thuê xe...
- Có thể thanh toán tiền mặt cho các dịch vụ này hoặc có thể chuyển bill về phòng để thanh toán khi trả phòng
- Quản lý doanh thu của từng loại dịch vụ khách sạn qua hệ thống báo cáo linh hoạt
- Hệ thống có khả năng kết nối với hệ thống hệ thống nhà hàng, đặt tiệc…
- In bill chi tiết cuộc gọi để khách hàng xem và chuyển tiền điện thoại vào bill khách sạn.
3. Trả phòng (Check out), thanh toán
- Lập thủ tục cho khách lẻ, khách đoàn trả phòng (check out). Có thể lập thủ tục cho khách trả phòng sớm hay từng khách trong phòng, từng phòng trong đoàn. Nghiệp vụ tách bill, tách từng dịch vụ hay từng hóa đơn theo người thanh toán
- Thanh toán trực tiếp hay ghi nợ
- Linh hoạt trong các biểu mẫu hóa đơn tính tiền, in đặc thù cho từng khách sạn…
4. Quản lý thực phẩm, đồ uống
- Hệ thống danh mục thực phẩm, đồ uống
- Số lượng xuất, nhập, tồn kho
5. Quản lý nhà hàng, ăn uống
- Quản lý đặt hàng ăn uống, suất ăn, món ăn, giá đồ ăn
- Quản lý minibar, đồ uống, giá đồ uống
- Quản lý báo cáo doanh thu bán hàng ăn uống: doanh thu bán hàng sẽ được nhân viên nhà ăn báo cáo theo các đoàn ăn và tổng hợp theo ngày.
6. Quản lý dịch vụ
- Quản lý hội trường khách sạn: thống kê toàn bộ qua trình cho thuê hội trường khách sạn của các đoàn khách.
- Quản lý hệ thống dịch vụ phát sinh: Ô tô, giặt là, karaoke, đi tour…
- Mỗi dịch vụ phát sinh của các khách hàng đều được theo dõi một cách chi tiết. Báo cáo hàng ngày cho lãnh đạo, theo dõi công nợ tổng hợp của khách hàng.
7. Báo cáo
- Hệ thống báo cáo linh hoạt giúp người quản lý xem doanh thu, trạng thái phòng bất kỳ thời điểm nào.
- Báo cáo đầy đủ và chi tiết hoạt động của các dịch vụ theo yêu cầu quản lý.
- Hệ thống cung cấp các tiện ích giúp việc quản trị dữ liệu SQL dễ dàng.
8. Quản lý nhân viên và Phân quyền sử dụng
- Hệ thống quản lý người dùng và phân quyền chặt chẽ đến từng nghiệp vụ là một tính năng cần thiết và mạnh để hệ thống hoạt động ổn định tránh thất thoát.
- Danh mục phòng ban, chức vụ, quản lý thông tin nhân viên sẽ cập nhật đầy đủ về nhân viên khách sạn: họ tên, địa chỉ, điện thoại, email, chức vụ, phòng ban.